【座談会】現場で見えてきた「文書保管が破綻する瞬間」

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経営の後回しにされた結果…総務担当者らが告白する“破綻する”文書保管の課題

従業員や顧客の個人情報に関するものから業務上の機密情報に関わるものまで、重要書類を日々大量に取り扱っているバックオフィス部門の担当者たち。今回はそんな現場ならではの視点を持つ総務や法務の方々に、実際に直面してきた書類管理に関する困りごとや文書保管の課題について語り合ってもらいます。

座談会の参加者は金融ベンチャーの総務担当者など計３名。機密文書の廃棄方法やアウトソーシング化の実態、その効果についてもうかがいました。

重要書類を大量に扱う総務・法務などのバックオフィス部門では、文書保管ルールの未整備や人手不足、オフィススペースの制約により、増え続ける書類の管理・保管が大きな課題に。シュレッダー運用や倉庫保管に掛かる費用や労力も負担となっています。

こうした課題と実際に直面してきた企業の担当者たちが、外部委託による文書の保管・廃棄という選択肢の現実性を議論。「機密文書溶解処理サービス」導入後の業務効率化、セキュリティ向上、心理的負担の軽減といった効果を語りました。

企業活動の基盤となる“文書保管”のあり方とは？重要なのは “仕組み化”

――さっそくですが、重要書類の管理・保管の考え方や現状の課題感からうかがえればと思います。大企業も含めて、厳密なルールに沿って書類の管理・保管はみなさん、苦労されていると聞きます。実際のところどうなんでしょうか。

総務（金融）：スタートアップ系だと、自社で大きな書類保管庫などを用意して、書類管理できている会社は少数だと思います。私は前職が老舗メーカーで、ルール共有も運用も部署内でされてほぼ作業化されていましたが、今の職場のように創業してまだ日の浅い会社では、とくに難しいです。バックオフィスに掛ける予算のハードルも高くて後回しになりがちです。

法務（製造）：個人的には、社会的な背景もあって企業でも文書の保管・管理の重要性は増していると認識しています。経営層やマネジメント層の間でも、だいぶ認識が広がっている感覚もあります。そもそも会社の経営において、”バックオフィス”という守りを固めていないと、フロントが気持ちよく攻めて勝負できないというところもありますから。

――都内のオフィス賃料の坪単価などを踏まえると、むしろ外部に預けたほうが、実は圧倒的に費用対効果が高くて、セキュリティ上も安心という考え方はありますよね。

総務（金融）：簡単に出入りできる会議室を潰して保管したり、総務部の人員を新たに１人増やしたりするくらいなら、外部委託はとても現実的な選択肢だと思います。いずれにしても書類管理はルールづくりが肝心で、しっかりとした土台を早めにつくらなければいけないなと。創業から15年ほど経つと、業種・業態を問わず多くの会社は書類の山に埋もれちゃう傾向にあるみたいなので。

「不要な書類を溜め込む社員」「永年保管の書類が倉庫を圧迫」

――書類の法定保管期間は税法関係が7年、労働基準法関係が3年もしくは5年というように決まっていますが、やはり負担は感じますか？

総務（金融）：実際は、法律を横断してしまい、士業のかたでもないと簡単には判断できないような書類も多くあります。弊社では、10年保管の会社法関係の書類以外はほぼ全て7年保管というルールで仕分けています。古い書類の廃棄もしていますが、従業員も増えている中で、スペースの問題には頭を悩ませています。管理のためのデータ入力まで手が回っておらず、必要な書類が出たときに探す手間も大きいです。

――書類が混在していてルール化しづらい、明確な情報共有がされていないといったことが積み重なり、自社での書類管理に限界を感じる会社さんは多そうです。

総務（小売）：弊社では顧客の個人情報などを多く扱う部署もあり、ずっとシュレッダーをリースで使っていました。当時は溜まりに溜まったシュレッダーの紙屑をゴミ袋に移し替えることが私の日課でしたね。床に散らばってしまった紙屑の掃除も地味にストレスでした。

――誰も捨てたがらない、紙屑で溢れたシュレッダーは“あるある”だと思います。

総務（小売）：シュレッダーは順番待ちも発生するので、不要な書類を溜め込んでまとめてシュレッダーにかけるという社員も多かったです。本来はあまり良くないことですけど。

法務（製造）：法務部では裁判記録なども保管・管理しています。通知書の類も関係者などと共有する際にPDF化しますが、電子化したものも含め、すべて紙で永年的に保管しています。特許等に関わるものが主ですが、かなり膨大な量のため倉庫を圧迫しています。

「機密文書溶解処理サービス」導入後に感じたメリット

――総務のお二人の会社では、機密文書の廃棄を外部企業に依頼されているとのこと。さまざまな書類管理の課題がある中で、どういったサービスをご利用されているのか。また、サービス導入の一番の決め手は何だったんでしょうか？

総務（金融）：弊社では再生紙としてリサイクルする溶解ボックスを導入しています。専用BOXに不要になった書類を投入し、定期的に回収してくれる仕組みですが、第一に回収方法がセキュリティ的に安心だったこと。あとはコストやボックスのサイズ感が大きかったです。毎日のごみ捨ての手間もなくなりました。

総務（小売）：弊社でも「機密文書溶解処理サービス」を使っています。ゴミ袋代や電気代も掛からないですし、費用もかなり良心的です。以前は、シュレッダーを使っていて、こうしたサービスは私も知りませんでした。このサービスを導入してみると、社内も総務だけでなく、各スタッフの負担も軽減されたという話を聞きますね。

法務（製造）：弊社では現在もシュレッダーを使用していますが、文書管理が部署ごとに分かれているため、新しいサービスの導入がなかなか進まない状況でした。

一方で、文書の電子化が進むにつれて、セキュリティ面における文書保管への意識は、各スタッフの間で以前にも増して高まっていると感じています。今後は、これまで以上に書類の取り扱い一つひとつに個人が神経を使う場面が増えていくでしょう。だからこそ、「機密文書溶解処理サービス」のような仕組みが、より広く普及していってほしいと考えています。

――みなさん、貴重なご意見ありがとうございました！