世界有数の国際航空会社として知られるキャセイパシフィック航空。その日本支社では、経理・予約・総務・空港など複数部門で日々大量の個人情報・機密情報を取り扱っています。長年シュレッダーによる文書廃棄を行ってきた同社が、機器の老朽化や業務負荷、セキュリティ面の課題を背景に導入したのが、東武デリバリー株式会社の「機密文書溶解処理ボックス」でした。今回は、人事総務部 庶務グループの安藤様に、導入の背景と運用後の変化について伺いました。

もともとはシュレッダーをリースで使っていたのですが、再リースを重ねる中で機器自体が限界を迎えていました。故障のたびに修理費がかかったりして、このまま使い続けるのは難しいと感じていました。 けれども、機密情報を扱う業務がなくなるわけではありません。そこで、シュレッダー以外の選択肢がないか調べ始めました。 東武デリバリーさんを知ったのは、そんなときでした。問い合わせをしたところ、すぐに営業の方が来てくださって、実際の運用イメージを具体的に説明してもらえました。段ボール回収ではなく、鍵付きのボックスをオフィスに常設できる点や、定期回収で手間がかからない点など、当社の実態に合っていると感じ、結果的に相見積もりは取らずに導入を決めました。

一番大きいのは、社員が「溜め込まなくなった」ことですね。シュレッダーだと、音や詰まりを気にして後回しにしてしまうことが多かったのですが、こちらのボックスは機密文書をそのまま投入できるので、都度廃棄する習慣が自然と定着しました。 庶務としては、紙くずが飛び散ることもなくなり、清掃の負担も減りました。ゴミ袋のコストもかからなくなりましたし、衛生面・職場環境の改善という意味でも効果を感じています。 また、毎週決まった曜日に回収に来ていただける点も助かっています。溜まってから連絡する必要がなく、社内で「月曜日までに入れておく」という共通認識ができたことで、運用が非常にスムーズになりました。

将来的には、日本支社だけでなく、成田などの拠点も含めて、文書廃棄や機密文書の取扱いを統一できたらいいな、と考えています。部署ごとに運用が異なると、どうしてもリスクや手間が増えてしまいますので。 また、最近ではビル側から廃棄量の報告を求められることもあり、回収量を把握・可視化できる仕組みがあると、より助かると思っています。サステナビリティや環境配慮の観点からも、今後重要になってくる部分ではないでしょうか。 機密文書溶解処理ボックスは、単なる廃棄手段ではなく、現場の負担を減らしながらセキュリティを担保できる仕組みだと感じています。そうした点で、東武デリバリーさんのサービスは、今後も長く付き合っていけるものだと思っています。