事例紹介

「仮面ライダー」の“変身ベルト”など、国内外のアニメーションや特撮作品のIP商品を展開する株式会社バンダイ（以下バンダイ）様は、1950年に設立された国内大手の玩具メーカーです。設立70年を超える老舗企業では、多くの紙資料を保有しており、これらの貴重な紙資料を電子化するにあたり、弊社の「文書電子化サービス」を導入いただいた経緯について、総務部総務チームの田村直美様、寺岡麗様にお話を伺いました。

弊社では電子決裁や電子契約の導入により、2004年以降の稟議書についてはデータ保存としていますが、それ以前の稟議書は紙のまま保存されています。 そうした紙の保存資料管理を行うなか、必要な過去文書を探し出す為の検索に苦戦していました。おもちゃの復刻版や次のバージョンを作る時に、過去の稟議書が必要だったり、制作当初の資料が必要だったりするなかで、キャラクター名の詳細が分からない、また、いつ頃作られたかもわからないということがありました。 稟議書を含む紙の保存資料は、貴社（東武デリバリー）の「書類保管サービス」を利用していますが、キーワードや制作年などがわからないと、検索をかけることもできず、探し出すことはとても大変で工数もかかっていました。 その一方で、過去の稟議書を電子化し検索を容易にするためには、サイズにばらつきのある書類や綴じてある書類など、スキャニングする前の事前対応をする必要があり、業務になれていない弊社社員が手動でおこなうと、一箱分の資料を電子化するのに約1週間かかってしまいました。 作業の外注も考えましたが、過去何十年分の資料を電子化すると、莫大な費用がかかってしまうことから、なかなか実施に踏み切ることができませんでした。とはいえ社員の異動などもあり、引継ぎ等の業務の効率化を考えれば、早急にデータ化するべきという課題があった中で、丁度良いタイミングで「書類保管サービス」でお付き合いのあった貴社（東武デリバリー）からのお声がけがあったので、相談をさせていただきました。

導入前には私たちも現地作業場の確認に伺いました。電子化を行う作業場所が、弊社が資料をお預けしている倉庫内にあるため、移動にかかる費用も不要であり、セキュリティについても外に出さない為、紛失リスクが無く非常に安心できる環境でした。昔の資料は機密扱いの文書が多く、保管場所で電子化作業を行えることは、大きなメリットでした。 また、保管している資料の中には、かなり昔のおもちゃの設計図や提案書、本社ビルの設計図などがあり、その大半が紙で貴社（東武デリバリー）の倉庫に保管されています。古い資料の為、紙の状態が良くないものや、綴じている金具が壊れかかっているものもありますが、そうした古い資料の金具などを人の手でひとつずつ外し、ページをきれいに整えてくださり、丁寧な仕上げ（電子化）に時間を割いていただいた為、全てをお任せすることができました。 実は電子化を検討していたときに、クオリティや価格という部分で他社と比較をさせていただきました。さらに仕上がりが早くできるという会社もありましたが、ホチキスの針を外すときには破損をしたり、サイズ違いの紙はスキャンできずに、除外されてしまったりする事もあるとのことでしたので、弊社資料の対応は難しいと感じました。そうした比較検討をしたうえで、私たちは貴社（東武デリバリー）に依頼することを決めました。 貴社（東武デリバリー）の作業はとても丁寧で、その分時間はかかりましたが（笑）、予定外の資料が挟まっていたり、取扱いの難しい資料があったりなど、随時ご報告をいただいたうえ対応をしていただきました。やはり人の手で作業をしていただいているからこそ、痒い所に手が届くような対応をしていただけたことに大変満足しています。作業担当の方もだんだんと慣れてこられて、最後のほうは、お問い合わせをいただいてもほとんど「よしなに」でお任せできるようになったのも助かりました。 電子化にあたって大きな課題であった「検索」についても、私たちの希望を汲み取っていただき、検索の苦労を解消するコンテンツに仕上がりました。 また管理が紙のみでしたら有事の際に燃えてなくなってしまうかもしれませんが、電子化でバックアップをすることでその心配もなくなりました。

大量の資料を電子化しましたが、そのデータを今後どのように保存するのかという事が課題です。またデータや資料（紙）の保存年限設定の見直しが必要となってきます。きちんとルール化をし、各部が見直しをしていかなければ、データの容量も紙の資料も増える一方になってしまうと懸念しています。 弊社はグループ会社も多くあり、さらに部内のセクション数も多いため、電子化をしたデータを横断的に検索し、資料をチェックしなければなりません。資料やサンプル品などと合わせて一元管理できるようなDXを、引き続き推し進めていこうと思います。