1959年創業の東武ストア様は、生鮮・食品を中心に衣料品、日用品などを取り扱うスーパーマーケットを展開しております。首都圏で60店舗以上ある同社には、日々たくさんの伝票類をはじめとした書類が発生しており、それらの保管において30年以上前から「保管サービス」をご利用いただいています。長いお付き合いをいただいているその理由について、うかがいました。
法人組織では法令において、税務申告などの書類を一定の年数、保存・保管しなければなりません。また、決算書などは永久保存としておりますが、そのために自社内の事務所の倉庫に置くというのもひとつの手ではありますが、過去の書類を使うケースは少なく、また、どうしても書類はたまる一方です。自社で保管・管理するのには限界があるため、東武デリバリーさんの保管サービスに依頼しています。 基本的には年1回、段ボールに詰めて、番号を振って管理していただいているといった状況です。 法令に限らず、例えば税務調査が入ったときなどに、通常は過去1年程度の書類をお渡ししますが、まれに「実は3年前の書類も欲しい」というような依頼が発生することもございます。そんなときでも、在庫管理端末に情報が引き継がれており、”この書類は何番の段ボールに入れた”という情報をすぐに出せるようになっています。「該当の書類番号を指定し、搬出を依頼する」という形で、基本的にはお昼ごろに頼めば、翌日のお昼頃には届けていただける保管所が、弊社からも近い場所にある、というのがまずいちばんのポイントです。このような取引で、非常に有効に利用させていただいております。
やはり東武デリバリーさんが展開されている、他サービスとの連携がひとつの理由です。 例えば、増え続ける一方と申した書類ですが、10年経つと廃棄すべきものも出てきます。その際には、「この番号の書類は保管期限が過ぎたので処分してください」と依頼すると、今度は「機密文書溶解処理サービス」のほうで、処理をしていただきます。お預けしている書類が多い分、処理する物も多いため、廃棄までをお願いしております 昨今では、お客様や店舗のオーナー様にご迷惑をおかけしないためにも機密書類などは外部へ流出しないようにしなければならず、また、リサイクルなどの観点から、昔の伝票(感熱紙)や複写の伝票(カーボン紙)などは溶解処理できません。古い書類もたくさんお預けしておりますので、それらも時代の要請に応じた適切な方法で処分していただいています。これが、自社保管していたり、別の倉庫会社から移して焼却のみしてもらうとなると大変ですので。「廃棄書類の処理」をワンストップでお任せできているのは、セキュリティの面でも安心です。預けっぱなしで終わるのではなく、最後までフォローしていただける点で、非常に助かっております。
まずは紙の書類の電子化が課題でしょうか。改正電子帳簿保存法が施行され、インボイス制度も始まりました。それでなくても社会の流れとして、取引の際はなるべくデータ化するのが重要だと思います。データとして保存し、すぐに活用できる状態にあるのが理想です。 50代、60代の社員はまだ、クラウドにデータを入れて情報を共有する作業に慣れておらず、自分で作った書類をプリントアウトしておいて、最終版を会社に提出する形を取っている人もいますが、紙での保管はリスクが伴うため、できれば共有フォルダなどをうまく使って、 なるべく紙ベースで保存しなくてもいいような形にしたいです。銀行では、すでに過去の契約書のほとんどが電子化されていると伺っておりますし、弊社でも売上レシートの控えなどはPOSレジシステムで電子化保存されています。 現在紙で預けているものも、電子化する流れになってくるかと思います。そういった部分は、東武デリバリーさんで、保管から電子化、書類の処理まで一体化して対応されておりますので、使いやすいし、安心もできます。 東武デリバリーさんの事業は社会インフラとして、我々一般企業に必要です。特に私のような管理部門に携わる者としては、今後も長くお付き合いしていただきたいと考えています。


- 所在地
- 東京都板橋区上板橋3丁目1番1号
- 設立
- 1959年(昭和34年)6月1日
- 資本金
- 1億円
- 従業員数
- 785名(男性610名、女性175名)(2024年8月末日現在) 上記従業員数には、出向者58名及びパートタイマー1,869名(1日8時間・月170時間換算)は含まれておりません。
取締役執行役員管理本部副本部長兼経理部長 小林延嘉さま